Buscas talento. Un candidato te envía su CV con todos sus datos: nombre, teléfono, email, dirección, foto, redes sociales, referencias.
¿Está permitido guardar ese CV? ¿Puedes contactar a sus referencias sin pedirle permiso? ¿Qué preguntas puedes hacer en una entrevista?
Aquí es donde el RGPD juega un papel crucial. Muchas empresas violan privacidad de candidatos sin saberlo.
Esta guía te explica qué puedes y qué no puedes hacer en cada fase del proceso: búsqueda, CV, entrevista, referencias y contratación.
Fase 1: Búsqueda de candidatos
¿Puedo buscar a candidatos en LinkedIn y redes sociales?
Sí, pero con límites claros.
Puedes hacer:
– Buscar candidatos en LinkedIn y redes públicas
– Ver perfiles públicos de candidatos
– Hacer búsquedas generales en Google
No puedes hacer:
– Acceder a perfiles privados sin consentimiento
– Descargar datos de redes de forma automática o masiva
– Usar programas que copien información sin permiso
Ejemplo que salió mal: Una empresa descargó 1.000 perfiles de LinkedIn sin pedir permiso. LinkedIn los demandó y ganó. El RGPD y el Data Act lo prohíben claramente.
¿Debo avisar al candidato que lo he buscado?
No es obligatorio legalmente. Pero es buena práctica decirle: “Revisamos tu perfil en LinkedIn.”
Esta transparencia genera confianza y muestra que tu empresa respeta la privacidad.
Fase 2: El Currículum y la Solicitud
¿Qué datos puedo pedir en un CV?
Datos que sí puedes pedir:
– Nombre completo
– Email de contacto
– Teléfono
– Experiencia laboral
– Educación y formación
– Habilidades técnicas
Datos permitidos pero con cuidado:
– Foto (solo si es realmente necesaria: azafata, comercial cara al público)
– Dirección (mejor evitar; si la necesitas, explica por qué)
– Referencias de empleadores anteriores
Datos que NO puedes pedir:
– Edad o fecha de nacimiento (es discriminación)
– Estado civil o si tiene hijos (discriminación)
– Religión e ideología (discriminación)
– Datos de salud o discapacidades (discriminación, salvo si es para adaptaciones)
– Historial de condenas penales (prohibido en CV)
¿Cuánto tiempo puedo guardar un CV si rechazo al candidato?
El RGPD dice: guarda datos solo “mientras los necesites.”
En la práctica:
– CVs rechazados: máximo 3 a 6 meses (recomendación oficial)
– Si un candidato pide que borres su CV, debes hacerlo inmediatamente
– Si dices “guardamos CVs para futuras posiciones,” necesitas permiso explícito del candidato
Errores que muchas empresas cometen:
– Guardar CVs “por si acaso” durante años (es incumplimiento)
– No tener una política clara de cuándo borrar datos
– Ignorar cuando un candidato solicita que borre su información
Fase 3: La Entrevista y las Pruebas
¿Qué preguntas puedo hacer en una entrevista?
Preguntas permitidas:
– “Cuéntanos sobre tu experiencia en…”
– “¿Por qué te interesa este puesto?”
– “¿Qué habilidades tienes en…?”
– Preguntas técnicas relacionadas con el trabajo
Preguntas que NO puedes hacer (son discriminación):
– “¿Tienes hijos o responsabilidades familiares?” → Discriminación
-“¿Cuántos años tienes?” → Discriminación por edad
– “¿Qué religión practicas?” → Discriminación
– “¿Has estado en la cárcel?” → Discriminación por antecedentes
– “¿Tienes discapacidad?” → Discriminación (aunque intentes acomodaciones)
Estas preguntas violan el derecho a la privacidad y pueden resultar en una demanda.
¿Puedo grabar la entrevista?
No, a menos que tengas permiso explícito.
Si quieres grabar una entrevista:
1. Avisa al candidato ANTES de empezar
2. Obtén su permiso escrito
3. Explica por qué la grabas (ej: “para verificar consistencia”)
4. Borra la grabación después (máximo 6 meses)
Error común: Grabar “para verificar después” y guardar indefinidamente = incumplimiento de RGPD.
Fase 4: Referencias y Verificación
¿Puedo contactar al empleador anterior sin pedir permiso?
Puedes contactar, pero correctamente.
Lo correcto es:
1. Pedir permiso al candidato primero: “¿Podemos contactar a tu empleador anterior para verificar tu experiencia?”
2. Contactar solo a empleadores que el candidato autorizó
3. Preguntar solo sobre competencias y experiencia profesional
4. No preguntar por datos personales, salud o vida privada
Lo que NO debes hacer:
– Contactar referencias sin consentimiento (violación de privacidad)
– Preguntar información personal o sensible
– Contactar a múltiples personas de la misma empresa “para triangular” información
¿Qué datos de referencias puedo guardar?
Guarda solo lo necesario:
– Nombre de la persona de contacto (con permiso)
– Nombre de la empresa
– Información sobre desempeño en el puesto
No guardes:
– Números de teléfono privados o emails personales
– Información sensible sobre la referencia
– Comentarios personales o “chismes”
Fase 5: La Contratación
¿Qué datos necesito cuando contrato a alguien?
Documentos obligatorios:
– Nombre completo
– DNI o NIE (para el contrato y Seguridad Social)
– Domicilio (para notificaciones legales)
– Email y teléfono
– Datos bancarios (para pagar la nómina)
– Contacto de emergencia (úsalo solo en emergencias reales)
Base legal: Estos datos se requieren por ley para el contrato de trabajo. El RGPD lo permite.
¿Debo informar al candidato sobre qué hago con sus datos?
Sí, es obligatorio.
Debes darle:
– Una política de privacidad clara
– Explicar quién trata sus datos (RRHH, finanzas, etc.)
– Indicar cuánto tiempo los guardas – Informar sobre sus derechos (acceso, corrección, borrado)
Puede ser en documento físico o digital.
Errores Comunes: Qué NO Hacer
Error 1: Guardar CVs “por si acaso”
“Guardamos todos los CVs durante 5 años. Puede que los necesitemos en el futuro.”
Por qué es un problema: El RGPD dice que guardas datos solo “mientras sean necesarios.” 3 a 6 meses es el límite realista.
La solución: Establece una política clara: “Los CVs rechazados se borran automáticamente después de 6 meses.”
Error 2: Compartir CVs entre departamentos sin avisar
“El CV lo revisan RRHH, finanzas y dirección.”
Por qué es un problema: Si el candidato no autorizó eso, es una compartición no permitida.
La solución: Avisa al candidato: “Tu CV lo revisarán RRHH y dirección.” O procesa los datos solo en RRHH.
Error 3: Preguntas discriminatorias indirectas
“¿Hace cuánto que trabajas?” (para adivinar la edad) “¿Tienes mucha familia a tu cargo?” (para saber si tiene hijos)
Por qué es un problema: Sigue siendo discriminación, aunque sea indirecta.
La solución: No hagas estas preguntas. Punto.
Error 4: Ignorar solicitudes de borrado
Un candidato te escribe: “Borra mi CV, no quiero estar en vuestras bases de datos.”
Tu empresa: Silencio.
Por qué es un problema: Incumplimiento claro del RGPD. Debes borrar.
La solución: Ten una política: “Cualquier candidato puede solicitar borrado de sus datos en cualquier momento.”
Error 5: Guardar datos de referencias sin límite
“Llamamos al empleador anterior y guardamos todo lo que nos dijo.”
Por qué es un problema: La referencia no consintió ese almacenamiento. Es tratamiento no autorizado.
La solución: Guarda solo lo mínimo autorizado. Borra el resto.
Checklist: Tu Proceso de Selección RGPD-Correcto
- ☐ Comunico claramente qué datos pido y por qué
- ☐ No pido edad, estado civil, religión ni información sobre hijos
- ☐ Pido consentimiento explícito antes de contactar referencias
- ☐ No grabo entrevistas sin consentimiento previo
- ☐ Tengo una política clara: “CVs rechazados se borran en 6 meses”
- ☐ Respondo a solicitudes de borrado (es un derecho del RGPD)
- ☐ Mi equipo de RRHH está entrenado en protección de datos
- ☐ Documento qué datos guardo y durante cuánto tiempo
Conclusión
Seleccionar talento es una tarea importante. Hacerlo respetando la privacidad también es posible si sigues reglas simples:
- Pide solo lo necesario. Nombre, experiencia, habilidades y contacto. Nada más.
- Sé transparente. Explica qué haces con los datos que recabes.
- Respeta el consentimiento. Especialmente al contactar referencias.
- Borra cuando corresponda. No guardes CVs indefinidamente.
- Respeta derechos. Si alguien pide borrar sus datos, bórralo.
Muchas pymes incumplen RGPD en selección de empleados sin saberlo. No es porque sean malas empresas. Es porque no tienen claridad sobre qué está permitido.
Ahora lo sabes.
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Si diriges una empresa y estás contratando, mejor asegúrate de que lo haces legalmente.
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