Tener presencia en internet implica una serie de obligaciones legales que muchas empresas desconocen o infravaloran. No se trata solo de cumplir un trámite: los textos legales de tu web tienen implicaciones directas sobre la protección de datos, el comercio electrónico y las comunicaciones con usuarios.
En este artículo explicamos qué textos son obligatorios, qué debe incluir cada uno y por qué uno de los errores más comunes (copiarlos de otras webs) puede salir muy caro.
Por qué tu web necesita textos legales (y qué pasa si no los tiene)
La presencia digital de una empresa en España está regulada principalmente por dos normativas:
- El RGPD y la LOPDGDD, que regulan el tratamiento de datos personales recogidos a través de la web.
- La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI-CE), que regula las obligaciones de los sitios web que ejercen actividad económica o informativa.
Incumplir estas obligaciones puede acarrear sanciones que van desde los 1.000 euros en infracciones leves hasta los 600.000 euros en infracciones muy graves de la LSSI-CE, además de las sanciones propias del RGPD.
Y no solo eso: una web sin textos legales correctos genera desconfianza en el usuario y puede suponer un obstáculo en procesos de auditoría, licitaciones o relaciones con grandes clientes.
El aviso legal: quién eres y qué condiciones rigen tu web
El aviso legal es el texto que identifica al titular de la web y establece las condiciones de uso del sitio. Es obligatorio para cualquier empresa o profesional con presencia web que realice actividad económica, lo cual incluye prácticamente a todas las empresas.
Debe incluir como mínimo:
- Nombre o razón social del titular
- Número de identificación fiscal (NIF/CIF)
- Dirección postal
- Datos de contacto: email y, si aplica, teléfono
- En caso de actividades reguladas, número de colegiación o registro correspondiente
- Datos registrales si la empresa está inscrita en el Registro Mercantil
Es un texto que cambia poco, pero debe estar accesible desde cualquier página del sitio web, habitualmente en el pie de página.
La política de privacidad: cómo tratas los datos de tus usuarios
La política de privacidad es el documento que informa a los usuarios sobre cómo recoges, usas y proteges sus datos personales. Es obligatoria en cualquier web que recoja datos —a través de formularios, newsletter, compras, cookies con identificación personal, etc.— y debe estar redactada de forma clara y accesible.
Debe incluir, entre otros elementos:
- Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
- Finalidad de cada tratamiento de datos (para qué se usan)
- Base legal que justifica el tratamiento (consentimiento, contrato, interés legítimo…)
- Tiempo durante el cual se conservarán los datos
- A quién se comunican los datos (si se ceden a terceros)
- Derechos del usuario: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición
- Cómo ejercer esos derechos y a quién dirigirse
Uno de los errores más frecuentes es que la política de privacidad describe tratamientos que la empresa no realiza, o al revés: no menciona tratamientos que sí se están llevando a cabo. La política debe reflejar la realidad de la empresa.
La política de cookies: qué son y cómo gestionarlas correctamente
Las cookies son pequeños archivos que los sitios web instalan en el dispositivo del usuario para recoger información sobre su navegación. Su uso está regulado por el RGPD y por la LSSI-CE, y su gestión requiere dos elementos:
- Una política de cookies que explique qué cookies utiliza el sitio, cuáles son sus finalidades y su duración.
- Un banner o herramienta de gestión del consentimiento que permita al usuario aceptar, rechazar o configurar las cookies antes de que se instalen.
No todas las cookies requieren el mismo tratamiento. Las cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio no requieren consentimiento. Las analíticas, publicitarias o de seguimiento sí lo requieren.
La AEPD ha reforzado en los últimos años su actividad sancionadora en materia de cookies. Una gestión incorrecta —banners que no permiten rechazar fácilmente, cookies que se instalan antes de obtener el consentimiento, o ausencia de información sobre proveedores de cookies— puede derivar en sanciones.
Textos adicionales para tiendas online
Si tu web tiene una tienda online, además de los tres textos anteriores, debes incluir:
- Condiciones generales de contratación o de venta: regulan la relación comercial con el comprador.
- Información precontractual: precio, características del producto, forma de pago, plazos de entrega y derecho de desistimiento (14 días para devolución en ventas a distancia).
- Política de devoluciones: cómo puede el cliente devolver el producto y en qué condiciones.
Las tiendas online están sujetas además a las obligaciones de la LSSI-CE y a la normativa de consumidores y usuarios, lo que amplía considerablemente los requisitos de información.
El error más grave: copiar textos de otras webs
Es tentador y muy frecuente ver los textos legales de una web similar y copiarlos adaptando el nombre de la empresa. El problema es múltiple:
- Los textos de otra empresa reflejan sus tratamientos de datos, no los tuyos. Si tu empresa hace cosas distintas, el texto será incorrecto.
- Puede constituir infracción de derechos de propiedad intelectual si los textos originales tienen protección.
- Ante una inspección o reclamación, demuestras que no tienes control real sobre el tratamiento de datos que describes en tus propios textos.
La AEPD ha sancionado a empresas por tener textos legales que no se correspondían con su actividad real. El incumplimiento no estaba en lo que hacían, sino en que lo que decían que hacían no coincidía con su operativa.
Cómo mantener los textos legales actualizados
Los textos legales no son documentos que se redactan una vez y se olvidan. Deben actualizarse cuando:
- La empresa cambia los servicios que ofrece o la forma en que trata los datos
- Se incorporan nuevas herramientas digitales que recopilan datos de usuarios
- Cambia la normativa aplicable
- Se modifican los proveedores de cookies o servicios web
Un DPD externalizado incluye la revisión periódica de estos textos dentro del servicio, asegurando que siempre estén alineados con la actividad real de la empresa.
Para más detalle sobre la ley que regula las cookies y otras obligaciones digitales, puedes consultar nuestra guía sobre la LSSI-CE. Para tiendas online, puedes ver también nuestro artículo sobre cómo cumplir el RGPD en comercio electrónico.
¿Necesitas revisar o redactar los textos legales de tu web? Nuestro servicio incluye esta gestión completa. → Ver el servicio de protección de datos